Politica de prelucrare date personale

Despe GDPR (Regulamentul general privind protectia datelor personale)

La Opticom Consulting (in continuare „Opticom”) am acordat inca de la bun inceput o atentie deosebita colectarii, utilizarii, prelucrarii si pastrarii datelor cu caracter personal ale clientilor nostri. Respectarea legislatiei in vigoare si alinierea la noile prevederi in domeniu a reprezentat intotdeauna o prioritate pentru noi.

Opticom este Operator Date inregistrat cu nr. 10578/28.06.2013 in Registrul de Evidenta pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

Din data de 25 mai 2018, Opticom va adopta regulamentul UE 2016/679, numit  și GDPR (General Data Protection Regulation) sau Regulamentul general privind protecția datelor personale, aplicabil în toate statele membre ale Uniunii Europene.

Dorim sa va informam in detaliu cu privire la colectarea si utilizarea datelor dumneavoastra cu caracter personal. Dacă aveti intrebari, ne puteti scrie la adresa dpo@optivoice.ro.

Date colectate, modalitati de colectare si scop

Datele personale sunt acele informații prin care un client poate fi identificat în mod direct sau indirect.

In cele mai multe situatii, Opticom colectează date personale direct de la client, in situatii ca: la semnarea contractului sau pe parcursul desfășurării acestuia, la plasarea unei comenzi, ca urmare a contactarii Opticom:

•   Nume, prenume
•   Adresa poștală
•   Adresa e-mail
•   Număr de telefon
•   Detalii privind achizitiile (tip produs, preț, modalitate de plată)
•   Detalii legate de trafic și zona din care folosește serviciile Opticom
•   Vocea (atunci când apelează Serviciul Clienți) sau imaginea (atunci când intră în conferinta video cu Opticom)

Opticom poate solicita și alte date personale, cu consimțământul clientului.

Uneori, in scopul imbunatatirii serviciilor si produselor oferite, Opticom poate lansa sondaje de opinie, in care se solicita informații privind experiența clientului pe parcursul utilizării produselor și serviciilor Opticom.

Opticom poate colecta datele clienților și prin mijloace automate, de exemplu prin intermediul cookie-urilor, atunci când clientul vizitează site-urile web și alte sisteme informatice Opticom sau cand interactioneaza cu o reclama Opticom. Astel de date pot include: adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, locația geografică, acțiunile întreprinse. Majoritatea datelor colectate astfel sunt folosite doar in scopuri statistice, fara a se face corelarea cu alte surse de date, care sa poata face posibila identificarea unei persoane specifice.

Clientul nu va face obiectul niciunei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor care produce efecte juridice în ceea ce îl privește sau îl afectează într-un mod semnificativ, cu excepția cazului în care clientul a fost în mod explicit de acord cu prelucrarea sau prelucrarea este necesară pentru încheierea sau realizarea unui contract încheiat cu Opticom (cum este cazul identificării eligibilității pentru anumite oferte) pentru a preveni situațiile de fraudă și debite, sau Opticom este obligată de lege să utilizeze în acest mod datele personale.

În toate cazurile, clientul are posibilitatea de a solicita explicarea logicii din spatele mecanismului de decizie automată, precum și, acolo unde este cazul, clientul poate să solicite intervenție umană în emiterea deciziei care îl privește.

Uneori, Opticom poate colecta în mod legitim date despre client și din surse externe, prin consultarea unor baze de date publice (cum ar fi cea a Registrului Comerțului sau Ministerului Finanțelor Publice).

Pot fi colectate date personale și din surse precum: agregatori de date terți, parteneri Opticom, surse publice și site-uri de rețele sociale ale unor terți, platforme online care oferă acces la aplicațiile Opticom sau ale partenerilor Opticom (dacă există acordul clientului ca datele sale personale să fie comunicate către Opticom).

Opticom prelucreaza datele clientilor fie pentru derularea contractului sau a relatiei comerciale, fie pentru respectarea unor obligatii legale, fie ca urmare a consimtamantului clientului, in interesul legitim al Opticom si cu scopul oferirii unei experiente cat mai bune in interactiunea cu Opticom, in utilizarea produselor si serviciilor oferite.

Opticom poate prelucra datele personale, daca are acordul clientului, cu scopul de a informa cu privire la produse și servicii Opticom, oferte sau evenimente speciale.

Opticom poate înregistra convorbirile telefonice cu reprezentanții Opticom. Scopul acestor inregistrari este îmbunătățirea serviciilor oferite si identificarea corecta si completa a cerintelor clientului, acesta din urma fiind informat despre inregistrare la momentul solicitării unei convorbiri cu un operator al Serviciului Clienți. Daca nu este de acord cu aceasta inregistrare, clientul are posibilitatea sa contacteze Opticom prin alte modalitati: posta, email, fax.

Opticom va putea folosi informațiile pe care le colectează despre client și în alte moduri doar cu respectarea legii.

Drepturile clientilor referitoare la prelucrarea datelor personale

In conformitate cu Regulamentul General privind Protectia Datelor, clientii Opticom au urmatoarele drepturi.

•   Dreptul de a solicita acces la datele sale cu caracter personal
•   Dreptul de a solicita modificarea sau corectia datelor, stergerea sau restrictionarea prelucrarii acestora
•   Dreptul sa isi retraga consimtamantul anterior acordat, să dezactiveze anumite tipuri de colectare sau utilizare a datelor sale, inclusiv utilizarea anumitor cookie-uri
•   Dreptul să solicite Opticom transmiterea lor către o altă societate
•  Dreptul să depună o reclamație la autoritatea de supraveghere competentă – în România aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrărilor de Date cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Exista situatii, prevazute de lege, in care aceste drepturi pot fi limitate. De exemplu, datele necesare executarii unui contract in derulare nu pot fi sterse ca urmare a unei cereri depuse de client. Stergerea va fi posibila numai daca obligatiile legale de pastrare nu impiedica o astfel de stergere, in situatia in care datele nu mai sunt necesare atingerii scopului stocarii acestora sau daca stocarea nu este permisa din alte motive. Orice astfel de solicitare va fi analizata individual, solutionata conform legii, iar decizia va fi comunicata clientului în mod corespunzător.

Clientul poate refuza sau isi poate retrage oricand consimtamantul privind prelucrarea datelor sale cu caracter personal in scopuri de marketing si publicitate, insa va primi în continuare comunicări administrative de la Opticom, cum ar fi confirmări ale comenzilor.

Prelucrarea datelor de catre terti

Opticom nu va comunica datele personale ale clientului unei terțe părți, cu excepția cazului în care există acordul clientului în acest sens sau există un interes legitim în ceea ce privește utilizarea datelor sale personale.

Opticom poate însă comunica datele personale ale clientului unor terțe părți, fără acordul acestuia, în următoarele situații și către următoarele entități:

•   Furnizori de servicii: Opticom poate contracta furnizori de servicii, agenți sau antreprenori care să furnizeze servicii în numele său, inclusiv servicii de administrare a mijloacelor și a serviciilor puse la dispoziția clientului. Opticom solicită acestor terțe părți să respecte toate legile aplicabile privind protecția datelor și cerințe specifice de securitate referitoare la datele personale ale Clientului. Opticom poate transfera astfel de date personale atunci când oferă servicii de comunicații electronice, servicii legate de garanție.
•   Consultanți sau parteneri externi Opticom care oferă asistență societății (de ex. avocați externi, agenții de recuperare creanțe)
•   Autorități publice: Opticom poate comunica datele clientului în cazul în care i se impune acest lucru prin lege sau în cazul în care consideră, de bună credință, că respectiva divulgare este necesară în mod rezonabil pentru derularea corespunzătoare a proceselor juridice, investigațiilor sau pentru a răspunde la orice reclamații sau solicitări de la autorități

Pastrarea datelor

Opticom a implementat o serie de măsuri de securitate care sunt în conformitate cu standardele industriei, cu scopul de a pastra in siguranța datele personale ale clientilor.  Acestea nu acoperă acele date personale pe care clientul alege să le comunice în spații publice online sau offline.

Opticom va păstra datele personale atâta timp cât este necesar pentru scopul declarat, luând în considerare nevoia de a răspunde la întrebări sau de a rezolva probleme, de a oferi servicii noi sau îmbunătățite și de a respecta cerințele legale aplicabile. Prin urmare, Opticom poate păstra datele personale pentru o perioadă rezonabilă de timp după ultima interacțiune a clientului cu Opticom, în conformitate cu legislația în vigoare.

Atunci când datele personale ale clientului nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate sau care a fost agreat și nici nu există vreo obligație legală de păstrare, Opticom le va distruge sau șterge într-un mod sigur.

Prelucrarea datelor utilizatorilor in cazul clientilor persoane juridice

In cazul clientilor persoane juridice, in scopul prelucrarii datelor personale ale utilizatorilor sai conform celor mentionate mai sus, Opticom va obtine acordul expres al titularului de cont pentru tipurile de prelucrari de date personale sau pentru categorii de date personale pentru care legea impune o asemenea conditie.

In acest sens, clientul persoana juridica se obliga ca inainte de a transfera date personale ale utilizatorilor si ale persoanei de contact catre Opticom, sa obtina consimtamantul acestora pentru prelucrarile efectuate de catre Opticom in executarea contractului si pentru prelucrarile de date mentionate in articolele anterioare.

Transferand datele personale ale utilizatorilor si ale persoanei de contact catre Opticom, clientul persoana juridica atesta ca a fost obtinut consimtamantul utilizatorilor si al persoanei de contact pentru prelucrarea datelor lor personale de catre Opticom conform prevederilor de mai sus si isi asuma intreaga responsabilitate in legatura cu aceasta.